Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy system informatyczny, w którym przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. System został stworzony z myślą o zbudowaniu jednolitego, centralnego rejestru faktur elektronicznych, standaryzacji plików oraz obniżenia kosztów przetwarzania dokumentacji księgowej. Dokumenty będą w nim przechowywane przez 10 lat.

KSeF – od kiedy?

Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe od:

Jak działa system?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem (właściwy schemat XML faktury) i nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy).

Czy w związku z wejściem KSeF faktury papierowe znikną z obrotu?

Mimo, że cyfryzacja z roku na rok jest na coraz wyższym poziomie, to faktury papierowe nie znikną, chociaż z czasem będzie ich coraz mniej. Faktury papierowe (ale też część ich elektronicznych odpowiedników niespełniających wymogów MF) zniknęłyby definitywnie, gdyby Krajowy System e-Faktur stał się w pełni obligatoryjny dla wszystkich. Warto w tym miejscu podkreślić, że z KSeF zostaną wyłączone m.in.:

• faktury konsumenckie (tzw. B2C),
• bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych,
• faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.

Jak wygląda proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF?

Proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF składa się z następujących kroków:

1. Przygotowanie merytoryczne faktury.
   Obejmuje to określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy faktury, takich jak nazwa i adres nabywcy, dane sprzedawcy, opis towarów lub usług, kwota netto, stawka podatku VAT, kwota podatku VAT i kwota brutto.
2. Przygotowanie techniczne faktury.
   Polega na utworzeniu pliku XML zawierającego dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF.
3. Autoryzacja użytkownika w KSeF.
   Użytkownik, który ma wystawiać faktury w KSeF, musi posiadać do tego uprawnienia.
4. Wysłanie faktury do KSeF.
5. Walidacja faktury i jej przyjęcie do KSeF.
   Po wysłaniu faktury do KSeF zostanie ona zweryfikowana pod względem poprawności formatu i zawartości. Jeśli faktura jest poprawna, zostanie przyjęta do KSeF i nadany jej zostanie numer referencyjny.
6. Nadanie numeru referencyjnego.
   Numer referencyjny jest unikalnym identyfikatorem faktury w KSeF. Numer referencyjny można wykorzystać do wyszukiwania faktury w KSeF.

Jak przystąpić do KSeF?

Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest aktualnie dobrowolne, jednak wprowadzenie go jako rozwiązania obligatoryjnego nastąpi dla pierwszych podatników w lipcu 2024 roku. Aby dołączyć do KSeF, konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur tokena. Wówczas wejście do systemu KSeF odbywa się po raz pierwszy przez stronę rządową.

Czy możliwe jest samofakturowanie w KSeF?

Podatnik (sprzedawca) ma pełne uprawnienia właścicielskie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Te uprawnienia umożliwiają mu między innymi nadawanie kolejnym podmiotom i osobom fizycznym uprawnień w KSeF, co pozwala np. na wskazywanie podmiotów, które mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania jako nabywcy.

Co należy rozumieć jako datę wystawienia w KSeF?

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. To oznacza, że data wygenerowania faktury w wewnętrznym systemie do fakturowania nie jest równoznaczna z faktem jej wystawienia. Jest to bardzo istotne, ponieważ faktura VAT, która nie zostanie wystawiona w KSeF po 30 czerwca 2024 roku, nie będzie stanowiła dokumentu księgowego.

Ważnym polem w strukturze XML faktury ustrukturyzowanej jest P_1, które odnosi się do daty wystawienia faktury. To pole musi być wypełnione w momencie wysyłki faktury do KSeF.

W pytaniach i odpowiedziach Ministerstwa Finansów dotyczących KSeF poruszono istotny punkt związany z polem P_1:
„Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Okoliczność, iż w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę.”.

Odliczenie VAT od faktur wystawionych w KSeF

Aby nabywca mógł zrealizować prawo do odliczenia podatku VAT, musi posiadać fakturę. Tak więc prawo do odliczenia podatku VAT nabywca zrealizuje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres (miesiąc), w którym otrzymał on fakturę lub dokument celny.

Zgodnie z tym, co mówi art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Moment przydzielenia numeru identyfikującego fakturę wystawioną w systemie KSeF będzie jednocześnie momentem otrzymania faktury ustrukturyzowanej przez odbiorcę. Dopiero w tym momencie – w rozliczeniu za ten miesiąc, w którym faktura została otrzymana – nabywca będzie mieć prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury ustrukturyzowanej.

Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

1. elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
2. w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Uwaga
Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP firmy, mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik, aby korzystać z KSeF, musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

Instrukcja uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF

Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień ZAW-FA

Jak KSeF wpłynie na współpracę z biurem rachunkowym?

W związku z tym, że do prawidłowego rozliczenia faktur kosztowych konieczne będzie weryfikowanie każdej z nich pod kątem istnienia w KSeF oraz weryfikacja dat wystawienia i otrzymania, konieczne będzie udzielenie nam dostępu do Państwa faktur w systemie. KSeF pozwala na udzielenie dostępu zarówno do wystawiania faktur, jak i jedynie do ich odczytu. Do współpracy z nami wystarczy udzielenie nam dostępu jedynie do odczytu – zgodnie z instrukcją. Dostęp do Państwa danych w KSeF musimy otrzymać najpóźniej do 30.06.2023.

Do końca stycznia 2024 udzielimy Państwu dostępu do Portalu Biura, w którym będą Państwo mieli całodobowy dostęp do rozliczeń podatkowych oraz skanów faktur. Poniżej znajdą Państwo opis producenta:

Portal Biura pozwala błyskawicznie wysyłać dokumenty do biura rachunkowego, także w formie pliku PDF lub zdjęcia zrobionego za pomocą smartfona, a następnie na bieżąco analizować postęp prac nad nimi. W razie błędu na dokumencie otrzymasz jego zwrot z odpowiednią adnotacją, dzięki czemu będziesz mógł szybko nanieść niezbędne poprawki. Przygotowane przez biuro dane raportowe są do Twojej dyspozycji o każdej porze, a o nadchodzących terminach i czynnościach podatkowo-składkowych przypomni Ci automatyczne powiadomienie, wysyłane mailem lub SMS-em.

Dokumenty

Dzięki usłudze możesz:

1. Poprzez chmurę błyskawicznie przesyłać do biura rachunkowego zdjęcia dokumentów (np. zrobione za pomocą smartfona) oraz dokumenty w formacie PDF.
2. Wyczerpująco opisywać przesyłane dokumenty.
3. Śledzić postęp pracy nad dokumentami.

Raporty

Dzięki usłudze możesz:

1. Wygodnie przeglądać dane raportowe, udostępniane przez biuro rachunkowe:
   • podsumowanie Twojej ewidencji VAT oraz zapisów szczegółowych sprzedaży i zakupu,
   • podsumowanie Twoich ksiąg rachunkowych, w tym również ich poszczególne zapisy (dla księgowości uproszczonych),
   • podsumowanie Twoich rozliczeń wraz ze szczegółami zobowiązań i należności,
   • wynagrodzenia Twoich pracowników,
   • podsumowanie zobowiązań wobec instytucji prawnych oraz Twoich pracowników, wraz z danymi niezbędnymi do wykonania przelewów.
2. Sprawnie operować na udostępnionych przez biuro raportach — filtrować, wyszukiwać oraz sortować, a dla wnikliwszej analizy — eksportować dane (do formatu csv) lub wydrukować je.
3. Monitorować nadchodzące terminy ustawowe oraz te wynikające z umowy z biurem (np. termin dostarczenia dokumentów, termin rozliczenia z biurem).
   Otrzymywać powiadomienia o nadchodzących czynnościach poprzez SMS lub pocztę e-mail.

Usługę udostępnimy dla wszystkich z Państwa bezpłatnie, o szczegółach aktywowania konta będziemy informować w osobnej komunikacji.

Przekazywanie dokumentów kosztowych do biura

Wraz z udostępnieniem Portalu Biura, preferowaną metodą dostarczania do nas dokumentów będzie przesyłanie ich poprzez ten system. Nie chcemy jednak wprowadzać tak dużych zmian nagle, dlatego przejście na cyfrowy obieg dokumentów będziemy wprowadzać stopniowo, zgodnie z harmonogramem wprowadzania obowiązkowego KSeF:

Dostarczanie dokumentów księgowych za okres od stycznia do czerwca 2024

Ponieważ w tym okresie korzystanie z KSeF będzie dla wszystkich przedsiębiorców dobrowolne, wszystkie dokumenty księgowe będzie można do nas dostarczać tak, jak dotychczas (papierowo, mailowo lub korzystając z chmury Dropbox). Przekazywanie dokumentów przez Portal Biura będzie w tym okresie opcjonalne – pozwoli to na zapoznanie się z funkcjonalnością i obsługą systemu.

Niezależnie od formy dostarczania do nas dokumentów, dostęp do swoich rozliczeń i skanów faktur poprzez Portal Biura otrzymają Państwo do końca stycznia 2024.

Dostarczanie dokumentów księgowych za okres od lipca do grudnia 2024

W tym okresie korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT, w związku z czym zdecydowana większość Państwa faktur kosztowych będzie już dostępna w ten sposób. Zgodnie z deklaracjami producenta oprogramowania, do końca czerwca 2024 Portal Biura zostanie zintegrowany z KSeF – będą Państwo mogli na bieżąco sprawdzać, jakie faktury VAT zostały wystawione na Państwa działalność gospodarczą.

Przedsiębiorcy będący podatnikami VAT

Ponieważ odliczenie podatku VAT będzie od lipca 2024 uzależnione od istnienia faktury w KSeF, w przypadku tych z Państwa, którzy są podatnikami VAT, do rozliczeń podatkowych będziemy musieli brać pod uwagę faktury zgodnie z datą pojawienia się ich w systemie. W związku z tym nie będzie konieczne dostarczanie do nas faktur VAT, natomiast w dalszym ciągu będziemy musieli od Państwa otrzymywać faktury zagraniczne oraz faktury zwolnione (czyli te, które nie będą objęte obowiązkowym KSeF).

W celu jak najpłynniejszego wprowadzenia tych zmian, w dalszym ciągu będą Państwo mogli dostarczać do nas dokumenty w takiej samej formie, jak dotychczas – weryfikacji istnienia dostarczonych do nas dokumentów w KSeF będziemy dokonywać po naszej stronie.

Ważne

Ponieważ każdy może wystawić fakturę na dowolne dane nabywcy (podając Państwa NIP przez przeoczenie lub pomyłkę), to w przypadku rezygnacji z dostarczania do nas faktur VAT zakupu będą Państwo musieli sprawdzać poprzez Portal Biura faktury kosztowe wystawione na Państwa działalność i oznaczać te, które nie są związane z Państwa działalnością. W przeciwnym wypadku może dojść do sytuacji, w której odliczymy fakturę dostępną w KSeF, a która nie powinna znaleźć się w Państwa działalności.

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT

W Państwa przypadku korzystanie z KSeF będzie w dalszym ciągu dobrowolne, w związku z czym dokumenty będzie można do nas dostarczać na takich samych zasadach, jak w pierwszej połowie roku.

Dostarczanie dokumentów księgowych za okres od stycznia do marca 2025

Od stycznia 2025 wszyscy przedsiębiorcy będą objęci obowiązkiem korzystania z KSeF, w związku z czym zasady dostarczania dokumentów dla wszystkich z Państwa będą takie same, jak dla podatników VAT od lipca 2024. Zniknie również konieczność dostarczania do nas faktur zwolnionych z VAT od polskich firm (z zastrzeżeniem, że w takim wypadku obowiązek weryfikacji, czy dana faktura istniejąca w KSeF jest związana z Państwa działalnością będzie po Państwa stronie).

Pierwszy kwartał 2025 roku będzie również ostatnim okresem, w którym będziemy przyjmować dokumenty mailowo oraz poprzez Dropbox.

Dostarczanie dokumentów księgowych za okres od kwietnia 2025

Począwszy od drugiego kwartału 2025 dokumenty elektroniczne będziemy od Państwa przyjmować wyłącznie poprzez Portal Biura – przesyłanie nowych dokumentów mailowo lub przez Dropbox nie będzie już możliwe. Będą Państwo musieli również weryfikować faktury wystawione na Państwa NIP w KSeF oraz oznaczać te, które nie są związane z Państwa działalnością.

W dalszym ciągu pozostanie możliwość dostarczania do nas zagranicznych faktur w wersji papierowej. Faktury kosztowe krajowe będziemy księgować na podstawie danych dostępnych w KSeF.

Wystawianie i dostarczanie do biura dokumentów sprzedaży

Sposób przekazywania dokumentów sprzedaży uzależniony będzie od oprogramowania, w którym będą Państwo wystawiać swoje faktury. Mogą Państwo skorzystać z przygotowanej przez nas oferty na oprogramowanie online Subiekt 123 w cenie 10,00 zł brutto miesięcznie, pozostać przy dotychczas używanym systemie (jeśli zapewni on obsługę KSeF), lub też wybrać jakiekolwiek inne oprogramowanie zgodne z KSeF.

• Pozostaję przy obecnym oprogramowaniu / samodzielnie wybiorę oprogramowanie zgodne z KSeF
• Chcę skorzystać z oprogramowania udostępnionego przez biuro rachunkowe

KSeF – przydatne informacje

Podręcznik użytkownika – Aplikacja Podatnika KSeF

Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF

KSeF – pytania i odpowiedzi