Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy system informatyczny, w którym przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. System został stworzony z myślą o zbudowaniu jednolitego, centralnego rejestru faktur elektronicznych, standaryzacji plików oraz obniżenia kosztów przetwarzania dokumentacji księgowej. Dokumenty będą w nim przechowywane przez 10 lat.

KSeF – od kiedy?

Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe od:

Jak działa system?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem (właściwy schemat XML faktury) i nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy).

Czy w związku z wejściem KSeF faktury papierowe znikną z obrotu?

Mimo, że cyfryzacja z roku na rok jest na coraz wyższym poziomie, to faktury papierowe nie znikną, chociaż z czasem będzie ich coraz mniej. Faktury papierowe (ale też część ich elektronicznych odpowiedników niespełniających wymogów MF) zniknęłyby definitywnie, gdyby Krajowy System e-Faktur stał się w pełni obligatoryjny dla wszystkich. Warto w tym miejscu podkreślić, że z KSeF zostaną wyłączone m.in.:

• faktury konsumenckie (tzw. B2C),
• bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych,
• faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.

Jak wygląda proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF?

Proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF składa się z następujących kroków:

1. Przygotowanie merytoryczne faktury.
   Obejmuje to określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy faktury, takich jak nazwa i adres nabywcy, dane sprzedawcy, opis towarów lub usług, kwota netto, stawka podatku VAT, kwota podatku VAT i kwota brutto.
2. Przygotowanie techniczne faktury.
   Polega na utworzeniu pliku XML zawierającego dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF.
3. Autoryzacja użytkownika w KSeF.
   Użytkownik, który ma wystawiać faktury w KSeF, musi posiadać do tego uprawnienia.
4. Wysłanie faktury do KSeF.
5. Walidacja faktury i jej przyjęcie do KSeF.
   Po wysłaniu faktury do KSeF zostanie ona zweryfikowana pod względem poprawności formatu i zawartości. Jeśli faktura jest poprawna, zostanie przyjęta do KSeF i nadany jej zostanie numer referencyjny.
6. Nadanie numeru referencyjnego.
   Numer referencyjny jest unikalnym identyfikatorem faktury w KSeF. Numer referencyjny można wykorzystać do wyszukiwania faktury w KSeF.

Jak przystąpić do KSeF?

Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest aktualnie dobrowolne, jednak wprowadzenie go jako rozwiązania obligatoryjnego nastąpi dla pierwszych podatników w lipcu 2024 roku. Aby dołączyć do KSeF, konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur tokena. Wówczas wejście do systemu KSeF odbywa się po raz pierwszy przez stronę rządową.

Czy możliwe jest samofakturowanie w KSeF?

Podatnik (sprzedawca) ma pełne uprawnienia właścicielskie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Te uprawnienia umożliwiają mu między innymi nadawanie kolejnym podmiotom i osobom fizycznym uprawnień w KSeF, co pozwala np. na wskazywanie podmiotów, które mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania jako nabywcy.

Co należy rozumieć jako datę wystawienia w KSeF?

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. To oznacza, że data wygenerowania faktury w wewnętrznym systemie do fakturowania nie jest równoznaczna z faktem jej wystawienia. Jest to bardzo istotne, ponieważ faktura VAT, która nie zostanie wystawiona w KSeF po 30 czerwca 2024 roku, nie będzie stanowiła dokumentu księgowego.

Ważnym polem w strukturze XML faktury ustrukturyzowanej jest P_1, które odnosi się do daty wystawienia faktury. To pole musi być wypełnione w momencie wysyłki faktury do KSeF.

W pytaniach i odpowiedziach Ministerstwa Finansów dotyczących KSeF poruszono istotny punkt związany z polem P_1:
„Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Okoliczność, iż w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę.”.

Odliczenie VAT od faktur wystawionych w KSeF

Aby nabywca mógł zrealizować prawo do odliczenia podatku VAT, musi posiadać fakturę. Tak więc prawo do odliczenia podatku VAT nabywca zrealizuje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres (miesiąc), w którym otrzymał on fakturę lub dokument celny.

Zgodnie z tym, co mówi art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Moment przydzielenia numeru identyfikującego fakturę wystawioną w systemie KSeF będzie jednocześnie momentem otrzymania faktury ustrukturyzowanej przez odbiorcę. Dopiero w tym momencie – w rozliczeniu za ten miesiąc, w którym faktura została otrzymana – nabywca będzie mieć prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury ustrukturyzowanej.

Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

1. elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
2. w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Uwaga
Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP firmy, mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik, aby korzystać z KSeF, musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

Instrukcja uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF

Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień ZAW-FA

Jak KSeF wpłynie na współpracę z biurem rachunkowym?

W związku z tym, że do prawidłowego rozliczenia faktur kosztowych konieczne będzie weryfikowanie każdej z nich pod kątem istnienia w KSeF oraz weryfikacja dat wystawienia i otrzymania, konieczne będzie udzielenie nam dostępu do Państwa faktur w systemie. KSeF pozwala na udzielenie dostępu zarówno do wystawiania faktur, jak i jedynie do ich odczytu. Do współpracy z nami wystarczy udzielenie nam dostępu jedynie do odczytu – zgodnie z instrukcją. Dostęp do Państwa danych w KSeF musimy otrzymać najpóźniej do 30.06.2023.

KSeF – przydatne informacje

Podręcznik użytkownika – Aplikacja Podatnika KSeF

Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF

KSeF – pytania i odpowiedzi